Você sabe gerenciar suas tarefas?
Fluxo de trabalho
Acho que tem muitos "chefes" delegando para pessoas que não deveriam ser comandadas por eles
Praticamente todos recebem tarefas de todos, afinal, negar uma demanda é falta de educação
Dependendo do projeto, indicamos quem vai receber a tarefa de quem e quando uma etapa pode começar a ser realizada, para que ninguém fique sem saber o que fazer
Temos um fluxo de trabalho bem estruturado para que as pessoas não se percam no meio dos projetos longos
Relatórios
Dependo do Excel para montar minhas planilhas e não conheço outra forma de resolver isso
Levo bastante tempo combinando informações até chegar a uma planilha enorme
Além de produzir nossos relatórios, divulgamos os resultados para toda a equipe antes de cobrar por metas
Uso um software para gerar todos os relatórios gerenciais da empresa
Documentos
Confesso que demoro um pouco para encontrar meus arquivos: são muitas pastas para checar
Uso um servidor interno com login e senha para arquivar meus documentos
Tenho várias pastas no computador e no e-mail, mas me entendo nessa bagunça
Consigo trabalhar mesmo não estando no escritório porque todos os documentos estão salvos na nuvem, em segurança
Meus e-mails
Uso e-mails para solicitar tarefas e gasto um certo tempo esclarecendo o briefing, ou sempre que me lembro de fazer uma observação
Vou conferindo minha caixa de entrada ao longo do dia, em horários mais ou menos definidos
Reservo 1 hora do meu dia só para responder meus e-mails
Gasto de 2 a 3 horas para enviar e responder todos/as
Controle de tempo
Sei a média de tempo que vou levar em cada tarefa e gosto de usar algumas técnicas como "Pomodoro" e "Getting Things Done"
Não raro, eu me perco em várias tarefas ao mesmo tempo, gasto o dia todo nelas e não consigo entregá-las
Anoto o tempo que dedico a cada tarefa para me policiar nos prazos e refletir se posso ser mais produtivo
Faça meu trabalho no meu tempo, pois acredito que muitos prazos são irreais e não há problema em desobedecê-los às vezes
Feedback e reconhecimento
Não me lembro da última vez que ofereci algum tipo de feedback, ou recebi
Reconheço os melhores talentos que trabalham comigo e, até onde me compete, dou a eles recompensas
Não tenho uma frequência fixa para comunicar aos meus colaboradores em que áreas são bons e onde devem progredir, mas o faço
Acredito que elogios são contraproducentes e que a falta de feedback é um indício de que o trabalho feito já é satisfatório
Lembretes
Tenho uma visão completa de tudo que já entreguei, do andamento da tarefa atual e, com base nisso, estimo quando deverão ser entregues as próximas
Transformei em hábito anotar na minha agenda todas as entregas futuras da semana e até do mês
Confio na minha memória e até prefiro trabalhar perto dos prazos, porque rendo melhor sob pressão
Não uso, porque me sinto ainda mais pressionado a cumprir uma tarefa
Importância X Urgência
Começo a trabalhar sempre pelo que é mais urgente, mesmo que não seja tão importante
Concluo minhas tarefas importantes e urgentes e delego as que são urgentes, mas não são importantes
Faço uma lista de tarefas por ordem de prioridade (quanto mais importante, maior a prioridade) e só trabalho em uma de cada vez. Prefiro planejar do que ficar apagando incêndio
Importância para mim é sinônimo de urgência e ultimamente todas as minhas tarefas parecem urgentes
Controle de custos
Se fosse preciso fazer um corte de gastos hoje na empresa, eu provavelmente não saberia por onde começar
Deve entrar na pauta de nossa próxima reunião a revisão e o aperfeiçoamento do nosso controle de custos, que anda meio defasado
Os custos de um projeto estão diretamente relacionados ao esforço investido pela equipe nas tarefas. Tenho controle de ambos
Consigo identificar algumas áreas que poderiam ser mais econômicas na empresa
Comunicação e interação
Toda a equipe se ajuda, sempre que preciso, compartilhando arquivos e fazendo comentários úteis para a realização das tarefas
Eu compartilho o meu conhecimento com minha equipe, inclusive dicas de leituras e técnicas que adoto
Temos uma boa convivência na empresa, mas não me envolvo diretamente com o trabalho de ninguém
Costumo não me envolver muito com o pessoal, o trabalho para mim é bem individualizado
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